Bureau sans papier : pourquoi adopter la signature numérique ?

Les termes « bureau sans papier » et « dématérialisation » ont envahi la presse business. Si l’on est une institution et que l’on brasse beaucoup de documents papier, l’idée de dématérialisation peut être soit séduisante soit nous laisser sceptique. Pour les entreprises qui se trouvent dans ce dernier cas, GlobalSign explique ci-dessous les avantages de la dématérialisation afin d’aider les sociétés à aborder l’idée plus sereinement.

Soyez plus efficace au bureau

Le traitement de documents physiques exige des efforts importants au quotidien. Calculez le temps qu’il vous a fallu pour imprimer chacun de ces documents, pour les faire signer, les préparer à l’envoi et attendre que la poste ou le coursier les remette à leur destinataire.

Ce total correspondrait au gain de temps potentiel que vous pourriez réaliser avec la signature numérique. Dès lors que vous utilisez un éditeur de documents pour préparer un document, il ne vous reste qu’à le signer numériquement et à l’envoyer par e-mail à votre destinataire.

Économisez sur vos achats de papier

Les signatures numériques représentent un formidable levier d’économies sur vos fournitures de papier. Le traitement en ligne de vos documents vous permet d’économiser au moins 10?000 feuilles de papier par an. De plus, vous faites également chuter votre facture de « frais d’impression et maintenance des imprimantes » — poste que la plupart des entreprises rêveraient de faire disparaître.

Et une fois vos gros tiroirs remplacés par des disques durs compacts ou un système de stockage dans le cloud très pratique, le gain de place dans vos bureaux est loin d’être négligeable. En quelques clics, le document recherché s’affiche sur votre écran ; plus besoin de fouiller vos dossiers et archives papier pendant d’interminables minutes.

Faites passer votre entreprise à la vitesse supérieure

Imaginez que toutes les entreprises adoptent la signature numérique. En plus des avantages en interne pour les entreprises, les transactions B2B sont plus rapides que jamais, avec des paiements d’une simplicité enfantine et la réception immédiate de vos devis et factures.

En raccourcissant notablement la durée de traitement des contrats, un plus grand nombre de projets et de ventes peuvent être finalisés en peu de temps. Vous traitez simultanément plusieurs documents ? Plus besoin de vous casser le dos sur la montagne de parapheurs à signer : quelques clics suffisent pour signer numériquement plusieurs documents.

Offrez à vos clients de meilleurs services

Dans une entreprise en plein essor, la mise en place de la signature numérique profiterait aux clients. Ils seraient les grands gagnants. Tout le monde aimerait avoir ce qu’il veut, exactement quand il le veut, non ? Les acheteurs n’auraient plus à attendre de recevoir leurs documents pour signature. Aujourd’hui, vos clients peuvent signer leurs bons de commande, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Et vous, vous pouvez leur faire parvenir vos factures, bordereaux de livraison et autres documents à signer deux fois plus vite, depuis le confort de votre bureau.

Sécurisez vos transactions et documents urgents

Tout arnaqueur un tant soit peu talentueux est capable de falsifier votre signature. Avec les signatures numériques, vous n’avez plus ce problème puisque votre identité électronique et vos identifiants de signature sont vérifiés par une société tierce que l’on appelle « Autorité de Certification (AC) » (comme GlobalSign). L’AC s’assure que vous êtes bien la personne qui « déploie » la signature et que vous appartenez légitimement à la société que vous représentez. Considérez cette autorité de certification comme une sorte de notaire numérique de votre signature. En outre, de nombreuses signatures numériques sont assorties d’une fonction d’horodatage qui vérifie l’heure et la date exactes de signature du document. Et cela, aucun arnaqueur ne peut le reproduire.

Les entreprises sont-elles ouvertes à la signature numérique ?

En fait, aujourd’hui la plupart des entreprises seraient prêtes à accepter l’idée d’utiliser la signature numérique. Certaines d’entre elles l’utilisent déjà, à l’heure où nous écrivons. D’après une récente étude réalisée par Software Advice, 77 % des entreprises ont signé électroniquement un document au cours des trois dernières années. En gros, ne vous préoccupez pas de ce que font les autres ; concentrez-vous plutôt sur comment instaurer la signature numérique vous-même.

Sur les entreprises interrogées, 77 % ont également exprimé leur préférence en faveur de la signature électronique pour les contrats et formulaires. L’envoi en ligne de documents à leurs destinataires respectifs ne leur posait aucun problème. Ces chiffres montrent que l’on peut parfaitement fonctionner sans papier en entreprise, dès lors que les processus sont correctement mis en œuvre. À une époque où tout doit aller le plus vite possible, les signatures numériques devraient logiquement s’imposer dans les années à venir, tant leur aspect pratique paraît difficilement contestable. Ces chiffres devraient continuer à progresser au rythme de l’évolution de la société au monde du numérique.

Mais attendez, je vous vois tiquer sur le fait que l’étude citée plus haut portait sur les signatures électroniques, et pas sur les signatures numériques. On pourrait croire qu’il s’agit de la même chose, alors qu’elles comportent des différences majeures. Contrairement aux signatures électroniques, les signatures numériques sont standardisées et s’appuient sur la cryptographie à clé publique. Comme indiqué plus haut, l’identité du signataire est vérifiée par un tiers et la signature est associée à une opération cryptographique qui prend en charge l’authentification du signataire, la non-répudiation, l’intégrité du document et l’horodatage par un tiers.

La signature numérique est-elle adaptée à l’entreprise ? OUI, sans aucun doute. Si la signature électronique peut se composer de n’importe quel symbole, son ou processus enregistré par n’importe quel procédé électronique, la signature numérique offre plus de gages d’authenticité avec ses fonctions de sécurité supplémentaires. Qui serait contre un renforcement de la sécurité des transactions en ligne ?

Example digitally signed and certified PDF

Exemple de PDF numériquement signé et certifié

La signature numérique présente-t-elle un intérêt pour mon secteur d’activité ?

Si votre entreprise exerce dans un secteur d’activité qui traite plus de 10 documents chaque jour, la signature numérique est une voie à explorer. Une autre étude de Software Advice s’est penchée sur les secteurs d’activité qui auraient le plus à gagner à utiliser la signature électronique. Le secteur de la finance est arrivé en tête (39 %), suivi par les ressources humaines (17 %) et le secteur juridique (14 %). Dans ces métiers, les professionnels font signer plusieurs formulaires et contrats chaque jour ; la signature est au cœur même de leur activité. Il est donc essentiel que les entreprises de ces secteurs optimisent leurs opérations avec la signature numérique.

Software Advice, they tried to determine which industries would benefit from electronic signatures the most

(source)

Que vous l’acceptiez ou non, la signature numérique ouvrira la voie vers un avenir dématérialisé. Le moment est venu de faire évoluer les tâches administratives dans vos bureaux. À vous de pousser l’idée. La suppression du papier peut vous faire gagner un temps précieux, de l’argent et des ressources, avec en prime une meilleure image et expérience pour vos clients. Les signatures numériques basées sur les technologies de cryptographie sont la voie royale pour y parvenir en toute sécurité.

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