Prélèvement à la source obligatoire et entreprises : Quel rôle pour les entreprises ?

Le prélèvement à la source obligatoire a officiellement été établi au 1er Janvier 2019. S’il concerne principalement l’impôt sur le revenu et les salariés contribuables, les entreprises ont également un rôle à jouer.

image d'une entreprise responsable pour le prélèvement à la source obligatoire

En effet, les entreprises sont affectées par l’instauration du prélèvement à la source obligatoire puisqu’elles doivent faciliter cette nouvelle forme de collecte de l’impôt sur le revenu.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Le prélèvement à la source correspond à la mise en place d’une nouvelle forme de collecte de l’impôt sur le revenu. Dans les grandes lignes, les contribuables de l’impôt sur le revenu n’auront plus à faire leur déclaration annuelle de l’impôt sur le revenu pour les revenus perçus en année N à l’année N+1 : à la place, un prélèvement, effectué par l’employeur, se fera mensuellement sur leur salaire.

Il faut savoir que plusieurs types de revenus sont concernés, et non seulement les salaires. Ainsi, les revenus des travailleurs indépendants, les revenus fonciers, les revenus de remplacement et les pensions sont aussi concernés.

Ce mode de prélèvement de l’impôt a déjà été mis en place depuis longtemps dans d’autres pays européens comme la Belgique, l’Allemagne et l’Espagne. La France est un des derniers pays à adopter ce mode de collecte des impôts.

Le taux de prélèvement qui détermine le montant prélevé du salaire chaque mois est fixé par l’administration fiscale. Il est ajustable, notamment si le niveau de revenus du contribuable change, et est revu chaque année en Septembre.

Implications du prélèvement à la source obligatoire pour les entreprises

Les entreprises sont chargées de retenir le prélèvement à la source sur les salaires des employés. Dès qu’une entreprise a un salarié, elle est donc affectée par l’entrée en vigueur du prélèvement à la source obligatoire.

Le processus de retenue du prélèvement sur les salaires reste relativement simple et n’engendre pas de friction entre l’entreprise et ses salariés. Trois responsabilités principales sont donc confiées aux entreprises :

  • Appliquer le taux de prélèvement à la source aux salaires des employés
  • Retenir le prélèvement sur le salaire en appliquant ce taux
  • Reverser le prélèvement à la source à l’Etat français

Ces responsabilités sont grandement semblables à celles déjà assumées par les entreprises en matière de cotisations sociales.

Le processus du prélèvement à la source au sein des entreprises en trois étapes

Afin de mieux comprendre quand interviennent ces responsabilités dans la vie de l’entreprise, voici comment se déroule le processus du prélèvement à la source dans les entreprises en trois étapes.

Obtention du taux de prélèvement à la source

Tout d’abord, le taux de prélèvement de chaque contribuable est calculé par l’administration fiscale. Le taux adéquat à chaque salarié est ensuite transmis à l’entreprise via le portail en ligne de la déclaration sociale nominative (DSN). Ainsi, l’entreprise n’a pas à faire le calcul du taux, ce qui limite les erreurs possibles.

Les entreprises sont censées déjà avoir reçu les taux de prélèvements pour leurs employés au dernier semestre 2018. Pour ce qui est des nouveaux employés, il est impératif pour l’entreprise d’obtenir le taux de prélèvement à la source avant de rémunérer l’employé pour la première fois, de manière à ce que le taux soit appliqué dès le premier salaire.

Application du taux et retenue du prélèvement sur les salaires des employés

Lors du calcul des salaires, l’entreprise devra donc appliquer le taux transmis par l’administration fiscale au salaire net imposable des employés. Le taux de prélèvement doit clairement apparaître sur la fiche de paie, et le prélèvement à la source est retenu sur le salaire net.

L’entreprise doit ensuite déclarer les montants prélevés pour chaque employé rémunéré, puis reverser ces prélèvement à l’Etat.

Versement des prélèvements à la source à l’Etat

Le versement à l’Etat des prélèvements à la source retenus sur les salaires versés au mois M est généralement à faire au mois M+1. Il varie selon la taille de l’entreprise (nombre de salariés) et la date limite de dépôt de la DSN.

Ainsi, les délais sont les suivants :

  • Les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 5 du mois doivent effectuer ce versement à l’Etat le 8 du mois M+1.
  • Les entreprises de moins de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 15 du mois doivent effectuer ce versement à l’Etat le 18 du mois M+1.

Simplification du prélèvement à la source pour les très petites entreprises (TPE)

Le processus de retenue et de versement des prélèvements à la source peut être compliqué à gérer pour les très petites entreprises (TPE). Pour rappel, une entreprise est considérée comme une TPE lorsqu’elle emploie moins de 20 salariés. Deux options pouvant faciliter la vie des gérants de TPE existent.

Tout d’abord, les TPE peuvent gratuitement avoir recours au système Titre emploi service entreprise (Tese) de l’URSSAF. Ce système implique la prise en charge complète de la déclaration et du reversement du prélèvement à la source par l’URSSAF, qui est donc géré simultanément avec les cotisations sociales.

De plus, les entreprises employant moins de 11 salariés ont l’option d’opter pour un reversement trimestriel des prélèvements à la source retenus à l’Etat au lieu d’effectuer un reversement mensuel.

Confidentialité des salariés

Tout au long du processus, l’interlocuteur de l’entreprise est exclusivement l’administration fiscale. Il n’y a donc pas à avoir d’interaction entre entreprise et salariés à propos du prélèvement à la source.

Aucune information particulière, hormis le taux de prélèvement à la source, n’est communiquée à l’entreprise. Cela garantit la confidentialité des salariés. De plus, le taux de prélèvement à la source de chaque employé est soumis au secret professionnel.

Pour plus d’informations sur le prélèvement à la source, tu peux consulter la section qui y est dédiée sur le site du gouvernement prelevementalasource.gouv.fr.